PRIVACY STATEMENT

Inleiding

Dit privacy statement is opgesteld in het kader van de verscherpte privacy wetgeving, de Algemene veror-dening gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG en de overige wet- en regelgeving met be-trekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Door de beperkte omvang van de organisatie is het slechts beperkt mogelijk om een functionele scheiding van werkzaamheden aan te brengen. Het aanstellen van een specifieke functionaris gegevensbescherming is om diezelfde reden niet van toepassing. Doelstel-ling is om een absoluut minimum aan gegevens vast te leggen, nimmer meer dan strikt noodzakelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden en de daaraan gestelde wettelijk vereisten. Gezien de aard van de werkzaamheden is het echter onvermijdelijk dat bepaalde gegevens wel worden opgeslagen in de admi-nistratie, dan wel worden verwerkt in (huur-)overeenkomsten.

Toepasbaarheid

Dit privacy statement is van toepassing op Beheermaatschappij Apoldro anno 1846 BV en de volgende werkmaatschappijen:

– Van den Bos Vastgoed BV

– Van den Bos & Stobbe VastgoedManagement BV

– Van den Bos & Stobbe VastgoedConsult BV

– De Vastgoed Professionals BV

hierna gezamenlijk te noemen de ‘vennootschap’. Voor zover relevant ziet de toepasbaarheid ook op de objecten, Verenigingen van Eigenaren, Verenigingen van Beheer en Mandeligheden (of anderszins) die bij de vennootschap in eigendom zijn, door de vennootschap worden beheerd, verhuurd, verkocht of (her-) ontwikkeld, waarover wordt geadviseerd of waarbij de vennootschap op enige andere wijze betrokken is. De vennootschap is gelet op haar werkzaamheden geen verwerker van persoonsgegevens in de zin van de AVG, doch slechts een verwerkingsverantwoordelijke; het verwerken van de gegevens is geen primair doel, maar volgt slechts uit de aard van de werkzaamheden.

Doelstelling

De vaststelling van de persoonsgegevens is essentieel ten behoeve van de uitvoering van de werkzaam-heden van de vennootschap. De informatie is noodzakelijk en veelal wettelijk verplicht om (huur-)overeen-komsten aan te gaan en de daaruit voorvloeiende financiële administratie te kunnen uitoefenen, corres-pondentie te kunnen voeren en contact te kunnen onderhouden.

Persoonsgegevens De vennootschap verwerkt persoonsgegevens uitsluitend en alleen omdat deze benodigd zijn voor de juiste uitvoering van de werkzaamheden en de daaraan gestelde wettelijk vereisten. De volgende gegevens van natuurlijke personen kunnen worden vastgelegd:

– titulatuur, voornamen en achternaam

– geboortedatum en -plaats

– geslacht

– woon-/vestigingsadres, postcode en woonplaats

– telefoonnummer

– emailadres

– bankrekeningnummer

– kopie identiteitsbewijs

– financiële gegevens benodigd voor screening

– financiële gegevens voortvloeiende uit (huur-)overeenkomsten.

Indien de vennootschap meer dan de benodigde gegevens ontvangt, wordt ernaar gestreefd deze overige gegevens zo spoedig mogelijk te verwijderen. Ondanks de inspanningen van de vennootschap kan het derhalve voorkomen dat in bijvoorbeeld emailcorrespondentie gegevens worden meegestuurd, die buiten de omschrijving van de vastgelegde persoonsgegeven in het privacy statement van de vennootschap val-len. De vennootschap kan daarom geen verantwoording nemen voor de aanwezigheid van persoonsgege-vens die niet actief zijn verkregen.

Derden

Persoonsgegevens kunnen worden ingezien door of worden gedeeld met meerdere categorieën derden:

– Medewerkers, waaronder niet alleen wordt verstaan in dienstverband, maar eveneens ZZP’ers of op andere wijze ingehuurde medewerkers die direct betrokken zijn bij de commerciële, technische en administratieve processen van de vennootschap.

– Opdrachtgevers van de vennootschap, aangezien de betreffende werkzaamheden uit naam, dan wel in opdracht en ten behoeve van hen worden uitgevoerd.

– Aannemers of andere uitvoerders van opgedragen werkzaamheden, doch uitsluitend voor zover de verstrekking van de informatie noodzakelijk is voor de uitvoering van de opgedragen werkzaam-heden (bijvoorbeeld telefoon- en emailgegevens ten behoeve van de benodigde communicatie). Met deze categorie partijen worden geen verwerkingsovereenkomsten gesloten, zodat deze par-tijen zelf verantwoordelijk zijn voor de verwerking van de gegevens.

Website

De website is primair bedoeld voor de informatieverstrekking aan derden. De website heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers of deze gegevens met derden te delen. De gebruikte coo-kies (kleine bestanden die bij een eerste bezoek aan een website worden opgeslagen op het device van de bezoeker) zijn slechts noodzakelijk voor de technische werking van de website en het gebruiksgemak. Afmelden voor cookies is mogelijk door instelling van de internetbrowser.

Termijnen

De vennootschap bewaart de persoonsgegevens gedurende de periode dat de vennootschap werkzaam is voor de natuurlijke persoon of het object waaraan de persoon verbonden is, alsmede gedurende de wettelijke bewaartermijn na afronding van de werkzaamheden.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

De vennootschap conformeert zich aan het wettelijke recht om persoonsgegevens in te zien en/of te corri-geren. Verwijdering van persoonlijke gegevens is alleen mogelijk als dit de werkprocessen niet verstoort, niet strijdig is met de noodzakelijke administratievoering als vereist in de overeenkomsten tot opdracht van opdrachtgevers en niet strijdig is met de wettelijke bewaartermijn. Een verzoek tot inzage, correctie of ver-wijdering dient schriftelijk te worden ingediend via het kantooradres van de vennootschap, ter verificatie vergezeld van een kopie van een identiteitsbewijs, waarbij de pasfoto en het BSN dienen te worden afge-schermd. Een dergelijk verzoek zal binnen 30 dagen door de vennootschap worden behandeld.

Beveiliging

De organisatie van vennootschap is ingericht op een adequate privacybescherming. De website kent geen inlogportaal. De administratie

Apeldoorn, 25 mei 2018

Download de volledige privacy Statement